Una de las cosas más importantes en una empresa es la imagen corporativa presente en todas las herramientas de comunicación con los clientes. El correo electrónico que envíamos a los proveedores, colaboradores y clientes tiene que tener siempre el mismo formato, un formato profesional, compatible con la mayoría de los programas clientes de correo electrónico como el outlook, incluso con los webmails como horde, gmail, hotmail, etc.
Para respetar la continuidad de nuestra imagen corporativa en los emails, podemos utilizar plantillas prediseñadas y personalizadas. Es algo básico que según nuestra experiencia en estos años, los clientes desconocen.
En esta entrada le vamos a enseñar cómo crear una plantilla de correo electrónico en el Microsoft Outlook 2003 o 2007 y en uno de los webmails más utilizados por todos los servidores: el Horde.
OUTLOOK:
*** Importante No puede crear una plantilla de Outlook si usa Microsoft Office Word como el editor de correo electrónico. Para comprobar que no lo usa, siga estos pasos:
1. En Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Formato de correo.
2. Desactive la casilla de verificación situada al lado de Usar Microsoft Word 2003 para modificar mensajes de correo electrónico.
3. Haga clic en Aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Crear una plantilla de correo
1. En Outlook, en el menú Archivo, seleccione Nuevo y, a continuación, haga clic en la ficha Mensaje de correo.
Nota: También puede iniciar un nuevo mensaje haciendo clic en el botón Nuevo mensaje de correo Imagen del botón en la barra de herramientas Estándar.
2. Cuando se abra el nuevo mensaje, póngale un asunto apropiado y redacte su contenido. Deje espacio para la información personalizada que agregará al enviar el mensaje a un destinatario particular.
3. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
4. En la lista Guardar como tipo, seleccione Plantilla de Outlook y, a continuación, haga clic en Guardar
5. Cierre el mensaje usado para crear la plantilla. Si le piden que guarde el mensaje, haga clic en No.Ahora que ha creado la plantilla de correo electrónico, puede restaurar Word como su editor de correo electrónico:
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Formato de correo.
2. Desactive la casilla de verificación situada al lado de Usar Microsoft Word 2003 para modificar mensajes de correo electrónico.
3. Haga clic en Aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.Preparación del mensajeAhora que ya ha configurado la plantilla del mensaje, podrá enviar una carta de seguimiento al cliente potencial. La plantilla ya contiene la mayor parte de la información que tiene que enviar, simplemente agregue los datos actuales y los comentarios personalizados antes de agregar las direcciones de correo electrónico de la línea Para y enviar el mensaje.
Enviar un mensaje mediante la plantilla:
1. En la Bandeja de entrada, haga clic en el menú Herramientas, en Formularios y, a continuación, haga clic en Elegir formulario.
2. Haga clic en el cuadro Buscar en y seleccione Plantillas del usuario en el sistema de archivos en la lista desplegable.
3. Seleccione la plantilla y haga clic en Abrir.
4. Personalice el mensaje si lo desea, agregue la dirección de correo electrónico del destinatario a la línea Para y, a continuación, haga clic en Enviar.
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Insertar plantillas en Horde (servicio de Webmail)
Para insertar una plantilla en Horde han de seguir los siguientes pasos:
- Acceda a su webmail con su usuario y contraseña. Vaya al apartado Opciones->Correo
- En "Opciones de Mensaje" seleccione "Redacción de mensaje"
- Haga click en el enlace Crear plantillas y respuestas de formularios.
- Asegúrense de que el desplegable muestra el texto "Crear Plantilla" y dele al botón Modificar
- Asígnenle un nombre a la plantilla, seleccionen el formato correcto (texto plano o HTML) y creen (o copien y peguen) la plantilla en el espacio destinado a la misma.
- Pulsen el botón Guardar plantilla.
Tras estos pasos, tendrá la plantilla disponible para su uso. Para incluirla en un mensaje ha de seleccionarla en la redacción del mensaje, indicando previamente si se trata de una plantilla en texto plano o en HTML y luego eligiendo la plantilla deseada en el desplegable.
NOTA: Si crean las plantillas en HTML, es conveniente que seleccionen la opción "¿Redactar mensajes por omisión en un entorno GUI de HTML (si el navegador lo soporta)?" de esta forma la plantilla será visible en el momento de redactar el correo. En otro caso no se verá mientras se redacta, pero sí se enviará el correo con la plantilla.
